Chính sách lưu trữ dữ liệu – HTsmart.pro

Chính sách lưu trữ dữ liệu này được ban hành bởi Công Ty TNHH Đầu Tư TM Và DV Hưng Thịnh – đơn vị sở hữu và vận hành website thương mại điện tử HTsmart.pro (sau đây gọi chung là “HTsmart.pro” hoặc “Chúng tôi”). Chính sách quy định rõ loại dữ liệu được lưu trữ, thời hạn, địa điểm, mục đích sử dụng và quyền của khách hàng liên quan đến việc lưu trữ dữ liệu.

Chính sách được xây dựng phù hợp với Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử, Luật An ninh mạng 2018 và các quy định pháp luật liên quan.

1. Quy định chung

• Chính sách này áp dụng cho toàn bộ dữ liệu cá nhân và dữ liệu giao dịch mà HTsmart.pro thu thập trong quá trình cung cấp dịch vụ.
• HTsmart.pro cam kết lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách minh bạch, đúng mục đích, bảo đảm an toàn và chỉ trong phạm vi cần thiết.

2. Loại dữ liệu được lưu trữ

HTsmart.pro có thể lưu trữ các nhóm dữ liệu sau:

• Thông tin định danh: họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ giao hàng, thông tin công ty (nếu là khách hàng doanh nghiệp).
• Thông tin giao dịch: lịch sử đơn hàng, sản phẩm đã mua, giá trị thanh toán, phương thức thanh toán.
• Thông tin kỹ thuật: địa chỉ IP, loại trình duyệt, thiết bị truy cập, trang đã xem, thời gian truy cập.
• Thông tin chăm sóc khách hàng: nội dung trao đổi qua hotline, email, chat, phản hồi đánh giá.

3. Mục đích lưu trữ dữ liệu

• Xử lý đơn hàng, cung cấp dịch vụ giao hàng, lắp đặt, bảo hành, bảo trì.
• Cải thiện trải nghiệm người dùng, tối ưu giao diện và hiệu suất website.
• Thực hiện nghĩa vụ kế toán, tài chính, hóa đơn theo quy định pháp luật.
• Hỗ trợ chăm sóc khách hàng, giải quyết khiếu nại, tranh chấp.
• Gửi thông báo liên quan đến đơn hàng, chương trình khuyến mãi phù hợp (khi khách hàng đồng ý).

4. Thời hạn lưu trữ dữ liệu

• Dữ liệu khách hàng được lưu trữ trong thời gian cần thiết để đạt được mục đích nêu tại Mục 3.
• Một số loại dữ liệu cần lưu lâu hơn để đáp ứng yêu cầu:
  • Chứng từ kế toán, hóa đơn: theo thời hạn lưu trữ quy định tại pháp luật thuế, kế toán.
  • Thông tin bảo hành, lịch sử sửa chữa: trong suốt thời gian bảo hành và thời gian hợp lý sau đó.
• Khi không còn nhu cầu hoặc hết thời hạn lưu trữ, dữ liệu sẽ được xóa, ẩn, khóa hoặc ẩn danh theo quy định.

5. Địa điểm và hình thức lưu trữ

• Dữ liệu được lưu trữ trên:
  • Hệ thống máy chủ/hosting do HTsmart.pro thuê tại các nhà cung cấp uy tín.
  • Hệ thống lưu trữ của đối tác cung cấp dịch vụ thanh toán, vận chuyển, chăm sóc khách hàng (khi cần thiết).
• Dữ liệu có thể được lưu trữ tại Việt Nam hoặc trên máy chủ đặt tại quốc gia khác, nhưng luôn tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

6. Bảo mật dữ liệu lưu trữ

• HTsmart.pro áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức để bảo mật dữ liệu như: phân quyền truy cập, mã hóa (khi áp dụng), sao lưu định kỳ.
• Chỉ những cá nhân/bộ phận được ủy quyền mới được tiếp cận dữ liệu ở mức độ cần thiết để thực hiện công việc.
• Trong trường hợp có sự cố an ninh mạng gây ảnh hưởng tới dữ liệu, HTsmart.pro sẽ phối hợp với cơ quan chức năng và thông báo cho khách hàng khi cần.

7. Chia sẻ và chuyển giao dữ liệu

• Dữ liệu có thể được chia sẻ cho:
  • Đơn vị vận chuyển, lắp đặt để thực hiện giao hàng, thi công tại nhà khách.
  • Đơn vị thanh toán, ngân hàng để xử lý giao dịch.
  • Hãng sản xuất, trung tâm bảo hành để kích hoạt bảo hành, xử lý khiếu nại.
• Việc chia sẻ dữ liệu luôn tuân thủ nguyên tắc:
  • Giới hạn trong phạm vi cần thiết.
  • Có thỏa thuận bảo mật với bên nhận dữ liệu (khi áp dụng).
  • Không bán, cho thuê dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba vì mục đích thương mại trái phép.

8. Quyền của khách hàng đối với dữ liệu đã lưu

Theo quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, khách hàng có quyền:

• Yêu cầu HTsmart.pro cung cấp thông tin về loại dữ liệu đang lưu trữ liên quan đến mình.
• Đề nghị chỉnh sửa, bổ sung dữ liệu không chính xác, không đầy đủ.
• Đề nghị xóa, ẩn, khóa hoặc hạn chế xử lý một phần hoặc toàn bộ dữ liệu (trong phạm vi được pháp luật cho phép).

9. Xóa, ẩn, khóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu

• Khi khách hàng không còn sử dụng dịch vụ, có thể yêu cầu HTsmart.pro:
  • Xóa dữ liệu không cần thiết.
  • Ẩn trên các hệ thống giao diện công khai.
  • Khóa tài khoản để ngừng xử lý.
• Trong một số trường hợp, HTsmart.pro vẫn phải lưu trữ dữ liệu theo yêu cầu của pháp luật (ví dụ: chứng từ kế toán, hóa đơn…).

10. Cập nhật và thay đổi Chính sách

• HTsmart.pro có thể cập nhật Chính sách lưu trữ dữ liệu để phù hợp với thay đổi pháp luật hoặc mô hình hoạt động.
• Bản cập